Najważniejsze dokumenty przewozowe w transporcie drogowym

Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym to podstawa legalności realizowanych usług logistycznych. Brak jednego z nich może oznaczać wielotysięczne kary, przestój, 
a nawet utratę kontraktu. Sprawdź, jakie dokumenty w transporcie są obowiązkowe 
i które z nich kierowca powinien mieć zawsze przy sobie!

Przewozy krajowe i międzynarodowe, transport do 3,5 tony, przepisy, dokumenty – wszystko, co musisz o nich wiedzieć. 

• Prawo jazdy, dowód rejestracyjny pojazdu, polisa OC i karta kierowcy – to najważniejsze dokumenty w transporcie drogowym, które powinny znaleźć się 
  w kabinie auta:
• List przewozowy CMR to podstawowa dokumentacja przewozowa w transporcie drogowym.
• Dla przewozu towarów pojazdami o DMC 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym od 2022 r. obowiązuje licencja wspólnotowa.

Za brak lub niekompletne dokumenty w transporcie drogowym grożą surowe kary pieniężne, a nawet zatrzymanie pojazdu. 

Spis treści: 

1. Porządek w dokumentach – fundament legalnego transportu drogowego
2. Niezbędne dokumenty przewozowe w transporcie drogowym – co musi mieć kierowca?
3. Przewóz ładunków do 3,5 tony i transport towarów na potrzeby własne – jakie dokumenty są wtedy wymagane?
4. Brak dokumentów podczas kontroli – jakie konsekwencje grożą przewoźnikowi?
5. Kompletna dokumentacja to spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy
6. FAQ – Najczęstsze pytania o dokumenty przewozowe w transporcie drogowym

Porządek w dokumentach – fundament legalnego transportu drogowego

Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym nie pełnią wyłącznie funkcji czysto administracyjnej. Są również elementem, który: 

• potwierdza legalność realizowanych operacji logistycznych,
• zabezpiecza interesy przedsiębiorcy,
• chroni kierowcę. 

Brak któregokolwiek z nich podczas kontroli może skutkować nie tylko mandatem, ale również: 

• zatrzymaniem ładunku,
• opóźnieniem dostawy,
• utratą reputacji w oczach kontrahenta.

W kontekście rosnącej liczby kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) i służb celno-skarbowych oraz coraz bardziej restrykcyjnych regulacji, skrupulatne prowadzenie ewidencji jest podstawą działalności przedsiębiorstwa świadczącego usługi przewozowe.

Dokumenty transportowe w transporcie drogowym powinny być zawsze:

• kompletne,
• poprawne formalnie,
• łatwodostępne podczas realizowanego przewozu ładunków,
• przechowywane w uporządkowany, chronologiczny sposób. 

Sprawdź także: Ubezpieczenie transportowe i flotowe – kiedy warto je wykupić?

Niezbędne dokumenty przewozowe w transporcie drogowym – co musi mieć kierowca?

Podczas wykonywania przewozu drogowego kierowca ma obowiązek posiadać przy sobie zestaw dokumentów, które mogą zostać zweryfikowane w każdej chwili przez uprawnione służby, takie jak ITD. Ich brak nie tylko grozi karą finansową, ale także świadczy o braku profesjonalizmu firmy. Obowiązkowe dokumenty w transporcie dzielą się na trzy grupy:

• związane z kierowcą i pojazdem,
• dotyczące przewożonych ładunków,
• potwierdzające posiadanie przez przedsiębiorstwo licencji na wykonywanie usług transportowych. 

Dokumenty kierowcy i pojazdu

Podstawowe dokumenty w transporcie to te dotyczące zarówno kierowcy realizującego przewóz, jak i pojazdu, który jest w tym celu wykorzystywany. W pierwszym przypadku zaliczają się do nich:

• prawo jazdy, potwierdzające uprawnienia o odpowiedniej kategorii – w transporcie ciężkim C lub C+E,
• świadectwo kwalifikacji zawodowych kierowcy, określane jako kod 95,
• dane z tachografu i karta kierowcy, w których zapisywana jest jego aktywność w trasie,
• zaświadczenie potwierdzające aktualność badań psychologicznych i lekarskich,
• w przypadku realizowanych przewozów towarów niebezpiecznych – certyfikat uprawniający do tego,
• dokument potwierdzający tożsamość – dowód osobisty lub paszport.

Obowiązkowe dokumenty w transporcie drogowym dotyczące pojazdu to natomiast:

• dowód rejestracyjny samochodu wraz z aktualnym przeglądem technicznym,
• potwierdzenie polisy OC,
• w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych, świadectwo dopuszczenia auta do transportu, zgodne z przepisami ADR. 

Kierowca odpowiada za okazanie wszystkich dokumentów dotyczących pojazdu podczas kontroli, ale ich aktualność i kompletność to kwestia, za którą jest odpowiedzialny przedsiębiorca. 

Zobacz: Kim jest fleet manager i jakie są jego obowiązki? Odpowiadamy!

Dokumentacja przewozowa w transporcie drogowym

Podstawowe dokumenty transportowe w transporcie drogowym związane z towarem obejmują przede wszystkim list przewozowy. W zależności od obszaru, na którym realizowana jest operacja logistyczna, może mieć on formę:

• krajową,
• międzynarodową (CMR).

W pierwszym przypadku nie ma on jednego określonego wzoru. Z kolei CMR charakteryzuje się zunifikowanym układem, składającym się z 24 pól. Oba zawsze muszą zawierać między innymi informacje o:

• nadawcy,
• odbiorcy,
• szczegółach transportowanego ładunku,
• warunkach realizowanej dostawy.

List przewozowy wystawiany jest przez nadawcę w 3 egzemplarzach dla:

• nadawcy,
• przewoźnika,
• odbiorcy. 

Odpowiedzialność za skontrolowanie poprawności podanych danych w tym dokumencie spoczywa jednak na firmie transportowej. 

Dodatkowo dokumentacja przewozowa w transporcie drogowym w zależności od rodzaju przewożonego towaru może również obejmować:

• WZ (wydanie zewnętrzne),
• faktury VAT, potwierdzające sprzedaż towaru,
• manifest ładunkowy, określający między innymi zawartość ładunku, jego ilość i wagę,
• świadectwa pochodzenia, jeśli wymaga ich odbiorca lub kraj docelowy,
• dokumenty ADR, w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych. 

Dokumenty do licencji transportowej krajowej lub międzynarodowej

Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym obejmują także potwierdzenia, że firma, która jest odpowiedzialna za realizowaną operację logistyczną działa legalnie. Są nimi licencje, obowiązkowe przy każdych przewozach wykonywanych zarobkowo. Wypis z nich powinien mieć zarówno kierowca realizujący transport na terenie Polski, jak i na arenie międzynarodowej.

Dokumenty do licencji transportowej krajowej składa przedsiębiorca w urzędzie starostwa powiatowego właściwego dla siedziby firmy, w przypadku wariantu wspólnotowego – 
w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego. 

Przewóz ładunków do 3,5 tony i transport towarów na potrzeby własne – jakie dokumenty są wtedy wymagane?

Transport do 3,5 tony, przepisy, dokumenty i obowiązki z nim związane uległy zmianie od 21 maja 2022 r. Od tego czasu kierowcy realizujący przewozy lekkie pojazdami 
o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) 2,5–3,5 t muszą posiadać licencję wspólnotową oraz certyfikat kompetencji zawodowych.

Z kolei jeśli chodzi o transport na potrzeby własne, jakie dokumenty powinien mieć przy sobie kierowca oraz jakie obowiązki spełnić, sprawa wygląda nieco inaczej. Formalności związane z tego typu przewozami są uproszczone. Wynika to z tego, że odnoszą się one do transportu towarów należących do przedsiębiorcy, takich jak surowce, maszyny czy półprodukty. W związku z tym w takim przypadku wymagane dokumenty to:

• zaświadczenie o wykonywaniu przewozów na potrzeby własne, wydane w transporcie międzynarodowym przez GITD, a w krajowym – starostwo powiatowe, jest ono jednak obowiązkowe wyłącznie w przypadku pojazdów o DMC powyżej 3,5 t,
• dokumenty potwierdzające własność lub prawo do dysponowania przewożonym towarem, takie jak faktury, WZ czy MM (przesunięcie międzymagazynowe).

Brak dokumentów podczas kontroli – jakie konsekwencje grożą przewoźnikowi?

Jeśli dokumentacja przewozowa w transporcie drogowym podczas kontroli okaże się niekompletna, konsekwencje tego zaniedbania mogą być poważne zarówno dla kierowcy, jak i przedsiębiorcy. Przede wszystkim ITD może nałożyć grzywnę administracyjną, której wysokość zależy od rodzaju wykroczenia. Przykładowo:

• brak licencji transportowej może wiązać się z karą administracyjną nałożoną na przewoźnika, wynoszącą nawet 12 000 zł,
• nieokazanie listu przewozowego lub innego dokumentu związanego z transportowanym ładunkiem może wiązać się z mandatem dla kierowcy w wysokości do 500 zł, a także karą administracyjną dla przedsiębiorstwa, której stawki nie są jednolicie określone,
• brak ubezpieczenia OC lub przeglądu pojazdu może skutkować zakazem kontynuowania dalszej jazdy.

W skrajnych przypadkach możliwe jest także zatrzymanie pojazdu do momentu uzupełnienia dokumentacji, co generuje koszty przestoju i opóźnienia w dostawach. 

Odpowiedzialność za to, aby dokumenty w transporcie były kompletne, ponosi zarówno kierowca, jak i osoba zarządzająca przewozami w firmie. Dodatkowo, w przypadku recydywy, ich konsekwencje mogą być jeszcze bardziej dotkliwe, włącznie z zakazem wykonywania działalności.

Sprawdź: Pojazdy autonomiczne i wyzwania związane z dostawami miejskimi

Kompletna dokumentacja to spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy

Prawidłowo prowadzone dokumenty przewozowe w transporcie drogowym to podstawowy obowiązek działalności w tej branży. Posiadanie ich kompletu przez kierowcę podczas realizowania każdego przewozu to natomiast najprostszy sposób na uniknięcie kar i utrzymanie płynności łańcucha dostaw, a także zachowanie reputacji w branży. Dlatego, jeśli prowadzisz firmę transportową, powinieneś regularnie:

• przeprowadzać audyty dokumentacji swoich kierowców i pojazdów,
• aktualizować wzory dokumentów transportowych,
• szkolić pracowników z zakresu przepisów i ich zmian obowiązujących w branży transportowej.

Dodatkowo dobrym rozwiązaniem jest także wdrożenie elektronicznej ewidencji dokumentów transportowych, która minimalizuje ryzyko ich zgubienia w trakcie realizowanych operacji logistycznych i pozwala skrócić czas kontroli w trasie. 

FAQ – Najczęstsze pytania o dokumenty przewozowe w transporcie drogowym

Czy list przewozowy CMR jest zawsze wymagany?

List przewozowy CMR jest zawsze wymagany w przypadku transportu międzynarodowego. Jest to dowód zawarcia umowy przewozu między trzema stronami – nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcą, niezbędny zarówno podczas kontroli, jak i rozliczeń celnych. 

Czy można przewozić towary na potrzeby własne bez licencji transportowej?

Przewóz towarów na potrzeby własne bez licencji zgodnie z art. 4 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym jest dopuszczalny wyłącznie wtedy, gdy odbywa się w pojazdach o DMC nieprzekraczającej 3,5 t lub nieprzystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób. 

Co zrobić w razie zgubienia dokumentu przewozowego podczas transportu?

Zgubienie dokumentu przewozowego podczas transportu należy natychmiast zgłosić do firmy, która powinna niezwłocznie wystawić duplikat brakującego dokumentu. Kontynuowanie przewozu bez niego naraża kierowcę i przewoźnika na sankcje finansowe oraz ryzyko zatrzymania pojazdu do momentu dostarczenia kompletnej dokumentacji.

Źródła: 

https://spedytor.org/dokumenty-w-transporcie-drogowym-elementarz-spedyt…

https://www.techniklogistyk.com/krajowy-list-przewozwowy/

https://www.gov.pl/web/gitd/kosztowny-brak-wymaganego-dokumentu