Jak działa odliczanie paliwa od podatku? Wyjaśniamy!

Prawidłowe odliczanie paliwa od podatku jest w stanie wygenerować nawet tysiące złotych oszczędności związanych z obciążeniami fiskalnymi Twojej firmy transportowej. Sprawdź związane z tym przepisy i dowiedź się, jak je prawidłowo interpretować, aby uniknąć strat. Wiedza ta przyda Ci się, nawet jeśli nie zajmujesz się rozliczeniami księgowymi w Twojej firmie!

Jak działa odliczanie paliwa od podatku? To musisz wiedzieć!

• Wydatki na paliwo można odliczyć w ramach podatku dochodowego (PIT/CIT), traktując je jako koszt uzyskania przychodu, oraz w ramach podatku VAT.
• Pełne odliczenie 100% VAT jest możliwe dla pojazdów używanych wyłącznie służbowo, co wymaga zgłoszenia auta na druku VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu.
• Pojazdy w użytku mieszanym (prywatno-służbowym) pozwalają na odliczenie 50% VAT oraz zaliczenie 75% wydatku na paliwo do kosztów uzyskania przychodu.
• W przypadku aut prywatnych używanych okazjonalnie w firmie, odliczenie od podatku dochodowego wynosi 20% kosztów, a odliczenie VAT 50%.
• Podstawą odliczenia wydatku jest jego udokumentowanie fakturą lub paragonem z NIP-em oraz ujęcie go w ewidencji księgowej (KPiR lub księgach handlowych).

Spis Treści

• Jak działa odliczanie paliwa od podatku? Wyjaśniamy!
• Dlaczego prawidłowe rozliczanie paliwa w firmie jest kluczowe dla Twojego budżetu?
• Na czym w praktyce polega odliczanie paliwa od podatku?
• Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej w zależności od sposobu użytkowania pojazdu?
• Odliczanie paliwa od podatku – fundamentalne zasady w pigułce
• FAQ – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o odliczanie paliwa od podatku w firmie

Dlaczego prawidłowe rozliczanie paliwa w firmie jest kluczowe dla Twojego budżetu?

Wydatki na paliwo stanowią jeden z głównych kosztów utrzymania floty – często są w stanie pochłaniać nawet do 40% całkowitego budżetu operacyjnego. Dlatego właściwe rozliczenie paliwa w firmie ma bezpośredni wpływ na rentowność Twojej działalności. Błędne ujęcie faktur w kosztach lub nieuwzględnienie przy tym przepisów podatkowych może prowadzić do nadmiernych obciążeń fiskalnych, których można legalnie uniknąć. W związku z tym zrozumienie zasad, na których opiera się odliczanie paliwa, jest podstawą, która pozwoli Ci nie tylko zaoszczędzić, ale także zachować przejrzystość finansową w firmie. 

Dodatkowo odpowiednie zarządzanie ewidencją zakupów benzyny czy oleju napędowego pomoże Ci uniknąć problemów w przypadku kontroli skarbowej – podczas niej organy podatkowe często weryfikują sposób dokumentowania wydatków eksploatacyjnych. Jeśli wykryją w nim błędy, mogą one skutkować karami administracyjnymi. Dlatego precyzyjna dokumentacja i poprawna klasyfikacja wydatków to fundament bezpiecznego rozliczania kosztów paliwa w firmie.

Przeczytaj także: Przyszłość transportu – trendy i innowacje w ekologistyce

Na czym w praktyce polega odliczanie paliwa od podatku?

Odliczenie kosztów paliwa dotyczy dwóch obszarów:

• podatku dochodowego (PIT lub CIT),
• podatku od towarów i usług (VAT).

Choć oba z nich dotyczą tych samych wydatków, działają na odmiennych zasadach. W pierwszym przypadku paliwo traktowane jest jako koszt uzyskania przychodu. Dzięki temu związane z nim wydatki obniżają dochód firmy, a tym samym podstawę opodatkowania. Z kolei w drugim paliwo jest traktowane jako element transakcji podlegającej VAT – dzięki temu różnicę między jego ceną netto a brutto możesz częściowo lub w pełni odliczyć od podatku należnego.

Prawidłowe rozliczenie paliwa w firmie powinno skupiać się na obu przypadkach. Tylko wtedy będziesz w stanie uzyskać pełne korzyści finansowe, przewidziane przez

Odliczanie paliwa od podatku dochodowego

Odliczanie paliwa od podatku dochodowego płaconego przez właściciela firmy transportowej jest możliwe wyłącznie wtedy, kiedy związane z tym wydatki są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Sytuacja ta ma miejsce, gdy są one ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła dochodów. Oznacza to, że każdy litr paliwa użyty do realizacji zadań firmowych – dojazdu do klienta, transportu towarów czy obsługi serwisu – możesz rozliczać jako koszt. Tym samym jesteś w stanie legalnie obniżać wysokość należnego do zapłaty podatku dochodowego.

Ważną zasadą związaną z tym, jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej od PIT-u lub CIT-u jest to, że każdy wydatek ponoszony na jego zakup musi być udokumentowany w postaci:

• faktury,
• paragonu z NIP-em.

Dodatkowo dokumenty te muszą być ujęte w ewidencji księgowej – KPiR lub księgach handlowych.

Odliczanie paliwa a VAT – podstawowe zasady

Prowadząc firmę transportową, w zależności od sposobu użytkowania pojazdów, VAT na paliwo możesz odliczyć w wysokości 50% lub 100%. Aby skorzystać z drugiej opcji, musisz spełnić kilka warunków, zwłaszcza w przypadku aut, których konstrukcja umożliwia wykorzystywanie ich do celów prywatnych. W takim przypadku powinieneś:

• zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
• prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu auta – tzw. kilometrówkę,
• opracować wewnętrzny regulamin użytkowania samochodu, który jednoznacznie wyklucza jego wykorzystanie do celów prywatnych.

Jeśli spełnisz te warunki – i biorąc pod uwagę to, jaki VAT na paliwo obowiązuje w Polsce – jesteś w stanie obniżyć koszty jego zakupu w przypadku każdej faktury o 23%. W praktyce wygląda to następująco:

• kupujesz paliwo za 1000 zł – suma brutto do zapłaty na fakturze zawiera 23% podatku VAT, co daje 230 zł,
• „wpuszczając” fakturę w koszty, możesz odliczyć 230 zł od podatku VAT należnego, tym samym zmniejszając jego kwotę do zapłaty, dzięki czemu finalnie pieniądze te pozostają w Twojej firmie. 

Zobacz: Na czym polega ekonomiczna jazda samochodem (eco driving)

Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej w zależności od sposobu użytkowania pojazdu?

Sposób, w jaki użytkujesz pojazdy w firmie, bezpośrednio przekłada się na zasady, które mają zastosowanie w Twoim przypadku, jeśli chodzi o odliczanie paliwa – VAT-u i kosztów uzyskania przychodu. 

Obowiązujące przepisy dzielą samochody wykorzystywane w przedsiębiorstwach na trzy główne kategorie:

• auta używane wyłącznie w działalności gospodarczej,
• pojazdy służące do celów firmowych, jak i prywatnych (tzw. użytek mieszany),
• auta prywatne wykorzystywane służbowo.

W pierwszym przypadku jako podatnik masz prawo do odliczenia 100% VAT oraz pełnego zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu. Musisz jednak przy tym spełnić dodatkowe warunki, takie jak:

• prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu,
• brak wykorzystania auta do celów prywatnych. 

Ewidencja zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług musi być prowadzona od pierwszego do ostatniego dnia użytkowania pojazdu w firmie i obejmować między innymi:

• numer rejestracyjny auta,
• daty, cele i długości tras podane w kilometrach,
• dane osób kierujących pojazdem.

W przypadku samochodów używanych w sposób mieszany (służbowo i prywatnie) odliczenie paliwa od podatku możesz dokonać jedynie w:

• 50% – jeśli chodzi o VAT,
• 75% – jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu.

Samochody prywatne wykorzystywane okazjonalnie w firmie pozwalają natomiast na odliczenie paliwa od podatku dochodowego jedynie w wysokości 20% poniesionych kosztów. W przypadku VAT wynoszą one z kolei 50%. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o optymalizacji floty?

We Fraikinmożemy pomóc Ci w usprawnieniu procesów obejmujących rozliczenie paliwa w firmie, a także w kwestiach związanych z ograniczeniem jego zużycia oraz kontrolą ponoszonych wydatków na zakup benzyny lub oleju napędowego. Sprawdź, jak nasze rozwiązania pomogły przedsiębiorstwom w Twojej branży w optymalizacji kosztów utrzymania floty!

Odliczanie paliwa od podatku – fundamentalne zasady w pigułce

Prawidłowe odliczanie paliwa od podatku to jeden z ważniejszych obszarów rozliczeń w firmach posiadających własną flotę pojazdów. Dobrze zaplanowany system, który jest z tym związany, pozwala zarówno obniżyć obciążenia fiskalne, jak i zwiększyć kontrolę nad wydatkami eksploatacyjnymi. Dlatego, zanim przyjrzysz się, jak wygląda odliczenie paliwa od podatku w Twojej firmie, powinieneś zapamiętać, że:

• wydatki ponoszone na zakup benzyny lub oleju napędowego możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jedynie jeżeli mają związek z działalnością gospodarczą i są udokumentowane fakturą,
• VAT na paliwo możesz odliczyć w różnych wysokościach w zależności od sposobu użytkowania pojazdu – 100% w przypadku pojazdów służbowych i po spełnieniu wymogów formalnych (VAT-26, ewidencja, regulamin), 50% w przypadku korzystania z aut w sposób mieszany lub samochodów prywatnych używanych do celów firmowych,
• aby odliczanie paliwa od podatku było legalne i niemożliwe do zakwestionowania podczas kontroli skarbowej, musisz prowadzić związaną z tym skrupulatną dokumentację i archiwizować ją. 

Pamiętanie o tych zasadach pomoże Ci zrozumieć, jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej bez narażania firmy na kary administracyjne. Jeśli jednak chcesz mieć 100% pewność co do poprawności wykonywanych działań oraz zyskać pełną kontrolę nad kosztami dotyczącymi utrzymania floty, skontaktuj się z Fraikin! 

FAQ – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o odliczanie paliwa od podatku w firmie

Czy odliczając 50% VAT na paliwo, muszę prowadzić kilometrówkę i zgłaszać pojazd na formularzu VAT-26?

Nie. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie firm, które chcą odliczać 100% VAT-u z faktur paliwowych. 

Jakie pojazdy są wyłączone z obowiązku zgłaszania w deklaracji VAT-26?

Z obowiązku zgłaszania w deklaracji VAT-26 wyłączone są pojazdy, których konstrukcja jednoznacznie wskazuje na użytkowanie wyłącznie w celach firmowych. Są to między innymi określone w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT:

• pojazdy ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony,
• samochody specjalne, takie jak koparki, dźwigi, wózki widłowe, pogotowie techniczne czy agregaty,
• auta z jednym rzędem siedzeń i przegrodą oddzielającą przestrzeń ładunkową.

Czy zasady odliczeń paliwa różnią się w przypadku wynajmu samochodu?

Nie. W przypadku wynajmu auta do celów firmowych, wydatki na paliwo można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z zasadami dotyczącymi użytku mieszanego lub wyłącznie służbowego. Z kolei odliczenia VAT-u mogą być realizowane zarówno w 100%, jak i 50%.