Kim jest fleet manager i jakie są jego obowiązki? Odpowiadamy!

Codzienne zarządzanie flotą pojazdów firmowych to nie lada wyzwanie. Jednak sprostać mu jest w stanie fleet manager, którego działania wpływają na koszty utrzymania oraz bezpieczeństwo użytkowania pojazdów. Dowiedz się, kim jest menager floty i na czym dokładnie polegają jego obowiązki 

Fleet manager – to musisz wiedzieć: 

• Fleet manager zarządza pojazdami firmowymi.
• Do obowiązków menedżera floty należy zarządzanie zakupem lub wynajem, użytkowaniem i wycofaniem pojazdów, a także optymalizowanie kosztów dotyczących ich eksploatacji.
• Menedżer floty realizując swoje obowiązki, korzysta z narzędzi takich jak GPS, telematyka i systemy TMS.
• Menager floty musi znać trendy obowiązujące w branży TSL i umiejętnie dostosowywać ich wdrażanie z uwzględnieniem profilu działalności firmy transportowej.

Spis treści: 

1. Kim jest fleet manager? Podstawowe informacje o menedżerze floty
2. Główne obowiązki fleet managera
3. Kompetencje i narzędzia niezbędne w pracy fleet managera
4. Rola fleet managera w nowoczesnym zarządzaniu flotą
5. Fleet manager a rozwój firmy – jakie korzyści przynosi efektywne zarządzanie flotą?
6. FAQ – najczęściej zadawane pytania związane z pracą fleet managera

Kim jest fleet manager? Podstawowe informacje o menedżerze floty

Fleet manager, czyli menedżer floty, to osoba odpowiedzialna za zarządzanie firmowymi pojazdami, pod względem:

• technicznym,
• logistycznym,
• finansowym. 

Jego praca wymaga interdyscyplinarnego podejścia, gdyż poza administrowaniem listą aut firmowych dotyczy także planowania, kontroli, raportowania i strategii operacyjnej.

Każde przedsiębiorstwo bez względu na to, w jakiej działa branży, jeśli posiada więcej niż kilka pojazdów powinno rozważyć zatrudnienie fleet managera, który pomoże w zarządzaniu flotą poprzez optymalizowanie kosztów jej utrzymania, a także minimalizacje związanych z tym ryzyk. 

Sprawdź także: Pojazdy autonomiczne i wyzwania związane z dostawami miejskimi

Główne obowiązki fleet managera

Zakres obowiązków fleet managera obejmuje przede wszystkim, takie obszary jak:

• techniczny nadzór nad pojazdami,
• zarządzanie budżetem,
• nadzorowanie użytkowania pojazdów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• bezpieczeństwo użytkowników floty.

Wszystkie realizowane przez niego zadania mają jeden cel – firmowe auta mają być sprawne technicznie, wykorzystywane zgodnie z przepisami, bezpieczne oraz zawsze gotowe do pracy. 

Zarządzanie flotą – aspekty techniczne i logistyczne

Jednym z podstawowych zadań obejmujących fleet managment jest dobór odpowiednich pojazdów do charakteru działalności firmy. Jego realizacja wymaga od menedżera floty analizy parametrów technicznych, ładowności, zużycia paliwa oraz przewidywanych kosztów utrzymania poszczególnych modeli aut dostępnych na rynku. 

Musi on również mieć na uwadze to, aby flota była w pełni dopasowana do rodzaju usług świadczonych przez firmę, gdyż wymagania dotyczące pojazdów w transporcie chłodniczym, są całkiem odmienne od tych wykorzystywanych na przykład w sektorze budowlanym.

Fleet manager odpowiada jednak nie tylko za poszukiwanie aut i negocjacje oraz zawieranie umów ich zakupu czy wynajmu, ale także pełen cykl ich życia w przedsiębiorstwie. Jest swoistego rodzaju opiekunem firmowych samochodów od momentu wprowadzenia ich do floty, poprzez eksploatację, aż do chwili kiedy zostaną wycofane z użytkowania w przedsiębiorstwie. W związku z tym realizowane przez niego zarządzanie pojazdami firmowymi obejmuje także:

• tworzenie harmonogramów użytkowania,
• kontrolę przebiegu,
• nadzorowanie terminów realizacji działań serwisowych, przeglądów oraz ubezpieczeń,
• kontrolowanie czasu pracy kierowców i tankowań. 

Manager floty, aby móc realizować te zadania, musi więc współpracować z zewnętrznymi operatorami serwisów technicznych, firmami leasingowymi czy ubezpieczycielami, a to z kolei wymaga od niego wysoko rozwiniętych umiejętności negocjacyjnych i personalnych.

Kontrola kosztów i optymalizacja floty

Fleet management ma na celu nie tylko dbanie o sprawność floty w każdym tego słowa znaczeniu, ale także optymalizację kosztów związanych z jej utrzymaniem. Działanie to wymaga natomiast od niego analizowania różnorodnych elementów, które je generują, takich jak:

• średnie zużycie paliwa,
• koszty serwisu i napraw,
• wydatki na ubezpieczenia i opłaty drogowe.

Dodatkowo menedżer floty, aby minimalizować koszty dotyczące jej utrzymania, wdraża również działania optymalizacyjne w postaci:

• systemów GPS i analizujących styl jazdy kierowców,
• reorganizacji tras przewozowych,
• wymiany pojazdów na bardziej ekonomiczne modele. 

Dzięki temu przykładowo poprzez wdrożenie w firmie zasad eco-drivingu, które przekładają się na poprawę stylu jazdy kierowców, jest w stanie wygenerować dla przedsiębiorstwa około 15% oszczędności w skali roku na wydatkach związanych z zakupem paliwa.

Zobacz: Nowoczesne zarządzanie flotą pojazdów – poznaj najskuteczniejsze sposoby!

Kompetencje i narzędzia niezbędne w pracy fleet managera

Fleet manager to osoba, która powinna mieć konkretne kompetencje przekładające się na korzyści dla firmy, która zdecyduje się na jego zatrudnienie. Zaliczają się do nich przede wszystkim:

• zdolności analityczne, które są niezbędne do prawidłowego przetwarzania danych operacyjnych i finansowych, analizowania ich i wyciągania z nich właściwych wniosków,
• umiejętności logistyczne, które mają duże znaczenie przy zarządzaniu zasobami firmy,
• umiejętności komunikacyjne, które są niezbędne podczas kontaktów z kierowcami, dostawcami i zarządem. 

Same kompetencje to jednak nie wszystko. Manager floty powinien również znać i umieć wykorzystywać w swojej codziennej pracy narzędzia oraz systemy, które usprawniają jego działania. Wymienić wśród nich można między innymi:

• systemy GPS i telematyczne umożliwiające śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym, ocenę stylu jazdy i kontrolę zużycia paliwa,
• oprogramowania do zarządzania flotą, takie jak TMS czy FMS pozwalające na planowanie tras, kontrolę serwisów, raportowanie awarii i planowanie przeglądów,
• systemy do analiz danych umożliwiające tworzenie raportów z wydatków, porównanie kosztów jednostkowych oraz kontrolę wskaźników KPI.

Rola fleet managera w nowoczesnym zarządzaniu flotą

Na przestrzeni ostatnich lat rola fleet managera w przedsiębiorstwach uległa znacznym zmianom. Obecnie wykorzystywane w transporcie technologie przekładające się na automatyzację procesów oraz zmiany legislacyjne i związany z nimi trend elektromobilności, wymagają od tego specjalisty wysokich kompetencji umożliwiających holistyczne podejście do zarządzania pojazdami w firmach, oparte na twardych danych. 

Przykładowo, wdrażane w coraz większej liczbie miast strefy niskiej emisji, wymuszające wprowadzenie do floty pojazdów elektrycznych stawiają przed fleet managerami nowe wyzwania. Dotyczą one zarządzania infrastrukturą ładowania, analizowania zasięgu poszczególnych aut oraz optymalizowania tras pod kątem dostępnych punktów zasilania.

Z kolei powszechnie wykorzystywane już w firmach transportowych cyfrowe narzędzia pozwalające na automatyzację procesów, poprzez między innymi generowanie harmonogramów przeglądów, alerty serwisowe czy rozliczanie kosztów paliwa, choć są w stanie znacząco uprościć codzienną pracę fleet managera wymagają od niego sprawnego posługiwania się nimi. 

Dodatkowo wciąż rosnące wymagania środowiskowe stawiane branży transportowej, sprawiają, że menedżerowie floty muszą także przy wyborze pojazdów uwzględniać ich wpływ na środowisko.

Fleet manager a rozwój firmy – jakie korzyści przynosi efektywne zarządzanie flotą?

Fleet manager to osoba, której działania, o ile realizowane są skutecznie, przekładają się bezpośrednio na lepsze wyniki przedsiębiorstwa. Zmniejszenie przez niego kosztów eksploatacyjnych zaledwie o kilka procent może oznaczać roczne oszczędności rzędu setek tysięcy złotych.

Efektywne zarządzanie flotą to także większa dostępność pojazdów, mniej przestojów, lepsze wykorzystanie zasobów oraz wyższe bezpieczeństwo kierowców. Do tego jest w stanie zbudować znaczącą przewagę konkurencyjną, zwłaszcza w branżach, w których najważniejszym czynnikiem determinującym poziom satysfakcji klientów jest czas realizacji dostaw.

FAQ – najczęściej zadawane pytania związane z pracą fleet managera

1. W jakich firmach warto zatrudnić menedżera floty?

Zatrudnienie menedżera floty jest dobrym krokiem w przypadku nie tylko firm transportowych, ale także przedsiębiorstw z własnym działem serwisu, sprzedaży czy logistyki. Im większa liczba aut, tym większe korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe wynikające z centralnego zarządzania nim.

2. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy zarządzaniu flotą i jak ich uniknąć? 

Do najczęściej popełnianych błędów przy zarządzaniu flotą zalicza się brak spójnej polityki w tym zakresie, rozproszona dokumentacja, niewystarczający monitoring kosztów oraz opóźnienia w serwisowaniu pojazdów. Zatrudnienie doświadczonego fleet managera pozwala na uporządkowanie procesów, wprowadzenie standardów i wdrożenie narzędzi analitycznych, które minimalizują ryzyko ich popełniania.

3. Czym się kierować zatrudniając fleet managera?

Przy rekrutacji warto zwrócić uwagę na doświadczenie fleet managera w pracy z flotami o podobnej skali i specyfice, znajomość systemów telematycznych i umiejętność analizy danych operacyjnych. Istotne są także jego kompetencje organizacyjne, odporność na stres i znajomość aspektów prawnych związanych z eksploatacją pojazdów służbowych.