Zwrot pojazdu: wszystko, co musisz wiedzieć

Zwrot wypożyczonego pojazdu może być często źródłem stresu dla firm, ponieważ może on prowadzić do szybkiego wzrostu opłat w przypadku nieprawidłowego utrzymywania lub nawet uszkodzenia pojazdu. Jednak dla małych i średnich firm posiadających flotą samochodową jest to często jedna z trzech głównych pozycji w budżecie. Stąd ważne jest, aby zachować szczególną czujność. Przy zwrocie pojazdu wypożyczonego w ramach LTL (angielski skrót od wynajmu długoterminowego, często na okres od 24 do 60 miesięcy), średni koszt opłat na naprawy i utrzymanie (często określanych jako koszty amortyzacji) szacuje się na około 800 euro, przy czym kwota może się oczywiście różnić w zależności od kraju. W tym przypadku mówimy o wynajmie LTL lub leasingu LWPO (angielski skrót od leasingu z możliwością wykupu), jeśli nie skorzystano z opcji wykupu. W przypadku umów MTL (angielski skrót od wynajmu średnioterminowego), kwota ta jest logicznie niższa, ponieważ okres leasingu wynosi od 1 do 12 miesięcy.

Zwrot pojazdu nie powinien jednak stanowić powodu do niepokoju. Należy pamiętać, że jest on objęty porozumieniem umownym między obiema stronami. We Francji lista kontrolna dotycząca zwrotu pojazdu, znana również pod nazwą „klauzula zwrotu pojazdu”, daje gwarancję przejrzystości, ponieważ obie strony wiedzą o niej podczas zawierania umowy i reguluje przeprowadzenie wspólnej kontroli stanu pojazdu w momencie jego zwrotu. W przypadku postępowania zgodnie z kilkoma złotymi zasadami można pewnie zwrócić pojazd wypożyczalni w dniu zwrotu.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Przede wszystkim należy wcześniej przygotować się do zwrotu pojazdu! Mając to na uwadze, w momencie dostarczenia pojazdu należy uświadomić kierowcę, jak ważne jest dbanie o pojazd i jak ważne jest zgłaszanie jakichkolwiek problemów (np. zaświecenie się kontrolek ostrzegawczych na desce rozdzielczej), a przede wszystkim każdego wypadku i zdarzenia. Wypadek lub zdarzenie, które nie zostało zgłoszone, zawsze będzie skutkowało naliczeniem nieoczekiwanych opłat, nawet jeśli taki wypadek lub zdarzenie jest z pozoru niegroźne.

Ponadto umowa leasingu/wynajmu – niezależnie od jej typu (LTL, LWPO, MTL) – obejmuje nie tylko okres, ale także liczbę przejechanych kilometrów. W przypadku przekroczenia limitu kilometrów, fakt ten należy zgłosić wypożyczalni i przeprowadzić ponowne negocjacje przed zwrotem pojazdu w celu uniknięcia naliczenia dodatkowych kar. Oczywiście należy skrupulatnie przestrzegać wszystkich terminów badań i przeglądów, aby zapewnić, że pojazd pozostaje w dobrym stanie mechanicznym.

Przed kontrolą stanu pojazdu: sprawdzić kluczowe punkty

Wraz ze zbliżaniem się do terminu zwrotu pojazdu ważne jest, aby przeprowadzić dokładną kontrolę jego stanu. Na tym etapie, w przypadku posiadania listy kontrolnej dotyczącej zwrotu pojazdu można samemu sprawdzić, czy stan pojazdu jest standardowy oraz czy odpowiada jego rocznikowi i liczbie przejechanych kilometrów. Pierwsza część kontroli obejmuje zewnętrzną stronę pojazdu:

Co należy sprawdzić na zewnątrz pojazdu

Karoseria (wgniecenia, rysy, stan zderzaków i wszelkich możliwych elementów zabezpieczających)

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: niewielkie rysy bez rdzy, które można usunąć przez polerowanie.
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: uszkodzenie pokrywy bagażnika lub drzwi.

Opony (w tym osłony kół, felgi i koła)

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: opony, których bieżnik ma więcej niż 4 mm (zużycie poniżej 50%).
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: rozcięcia, pęknięcia, rozerwania lub ciało obce w bocznej ścianie opony.

Przednia szyba i widoczność

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: niewielkie odpryski na szybie, delikatne rysy, które nie wpływają na widoczność (bezpieczeństwo).
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: odprysk w miejscu, które wpływa na widoczność kierowcy.

Należy również dbać o wnętrze pojazdu

Kolejna część kontroli obejmuje oczywiście przedziały pasażerów i kierowcy:

Fotele (plamy, przypalenia, rozdarcia)

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: plamy na pokrowcach na fotele, które można wyczyścić w ramach normalnego i ogólnego czyszczenia.
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: rozdarcia lub dziury w fotelach.

Tapicerka wewnętrzna (stan pokryć i tapicerki drzwi)

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: niewielkie ślady ścierania (bez dziur).
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: dziury w tapicerce drzwi lub deski rozdzielczej.

Wszelkie wyposażenie samochodu i akcesoria

• Przykład ogólnie akceptowanego zużycia: niewielkie ślady po uchwycie na GPS lub telefon.
• Przykład uszkodzenia, w przypadku którego dochodzi do naliczenia opłat: uszkodzone lub niedziałające urządzenia elektroniczne/radiowe.

Należy również wziąć pod uwagę pojęcie stanu standardowego. Uwzględniając różnice w pojazdach w oparciu o ich cechy charakterystyczne, czynniki te przyjmują różną postać w zależności od kraju, w którym następuje zwrot pojazdu. Mimo że przedstawione powyżej czynniki są kluczowe i takie same w wielu krajach europejskich, należy również wziąć pod uwagę inne czynniki w zależności od danego przypadku. W przypadku niektórych lekkich pojazdów użytkowych przeprowadzana jest kontrola przestrzeni ładunkowej, czerpaków, platformy itp. Pojęcie „stanu standardowego” zależy również od każdej umowy i dlatego nie jest w żaden sposób subiektywne. Opiera się również na zaleceniach wydawanych przed różne organy europejskie, które ustanawiają zasady obowiązujące w ich krajach (Sesamlld we Francji, PZWLP w Polsce, AIAGA we Włoszech, AEGFA w Hiszpanii, BVRLA w Wielkiej Brytanii itd.)

Przewidywanie tych czynników pozwala na ewentualne przeprowadzenie niektórych napraw przed zwrotem pojazdu, a tym samym zminimalizowanie niektórych z wyżej wymienionych kosztów zwrotu. Gdy brakuje czasu, można zlecić przeprowadzenie wstępnego przeglądu diagnostycznego osobie trzeciej lub wypożyczalni. Nie należy zapominać, że wypożyczania często oferuje usługi doradcze i chce budować lojalność klienta.

Dla przypomnienia, według Sesamlld, na jeden pojazd we Francji odnotowuje się średnio jeden przykład niedopuszczalnego uszkodzenia.

Zachowywanie wszystkich dokumentów administracyjnych dotyczących pojazdu

Wreszcie nadszedł czas na kwestię, która jest często pomijana, a mianowicie ważne jest, aby zachowywać wszystkie dokumenty administracyjne dotyczące pojazdu (umowę, kartę pojazdu, świadectwo przeglądu rejestracyjnego itp.) oraz związane z nim przedmioty i inne dokumenty (zapasowy komplet kluczyków, dokumentacja konserwacji pojazdu, instrukcja obsługi producenta, informacje szczegółowe o systemie alarmowym itp.). Przyjmując takie metodologiczne podejście do zwrotu pojazdu, gdy już przyjdzie pora na jego zwrot, wystarczy je tylko wysprzątać i zwrócić, a to wszystko bez żadnych przykrych niespodzianek. Umowa wynajmu kończy się z chwilą podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego pojazdu.